Dla hoteli

System oprogramowania hotelowego dzięki swojej niezawodności, uniwersalności i modułowości znajduje szerokie zastosowanie w hotelach miejskich, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych, sanatoryjnych i wczasowych. System z powodzeniem może być stosowany zarówno w małych, jak i dużych obiektach.

Pomimo że program zawiera bogaty pakiet funkcji charakteryzuje się łatwością obsługi. Nie sprawia żadnych problemów osobie zaznajomionej z podstawowymi zasadami pracy w środowisku Microsoft Windows®. Przy wdrażaniu oprogramowania nie są wymagane długie, czasochłonne i kosztowne szkolenia. Współpraca pomiędzy użytkownikiem i programem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków oraz logicznie powiązanych okien.

System może pracować w lokalnej sieci komputerowej i być użytkowany jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, kadrę managerską, księgowość, dział marketingu. Przyjęta zasada licencjonowania pozwala na dołączanie dowolnej liczby stanowisk. Niewielkie wymagania sprzętowe pozwalają na uruchomienie systemu na większości obecnie dostępnych komputerów.

Minimalne wymagania dla komputera:

Procesor z zegarem 800 MHz,
256 MB RAM (zalecane 512 MB, jeśli komputer ma pełnić rolę serwera bazy danych),
100 MB wolnej przestrzeni na dysku do instalacji,
system operacyjny WINDOWS 98SE, 2000 lub XP.

Program hotelowy współpracuje z szeroką gamą urządzeń i systemów informatycznych i telekomunikacyjnych, automatyzując i upraszczając codziennie wykonywane zadania. Komunikacja obejmuje między innymi centrale telefoniczne oraz systemy taryfikacyjne, drukarki fiskalne, systemy zamków hotelowych, systemy księgowe i płatnicze. Chartnet.

Wybrane funkcje:

1. Diagram rezerwacji i meldunków

· dodawanie rezerwacji,

· usunięcie rezerwacji,

· przeniesienie rezerwacji,

· zmiana długości rezerwacji,

· blokowanie rezerwacji.

· podręczny opis rezerwacji i meldunków

· wydruk diagramu

· filtr pokoi

· zoom diagramu

2. Diagram aktualnego stanu obiektu

· przegląd pokoi dla opcji stan pokoi : pokój wolny, zameldowany gość, pokój do sprzątania, pokój w remoncie,

· przegląd pokoi dla opcji wiadomość: informacja o korespondencji dla gościa, wiadomość słowna dla gościa w recepcji,

· przegląd pokoi dla opcji obecność

· przegląd pokoi dla opcji obywatelstwo

· przegląd pokoi dla opcji budzenie

· przegląd pokoi dla opcji telefony: stan telefonu – zablokowany, stan telefonu – odblokowany raport dla pokojowych

3. Księga meldunkowa

· lista aktualnie zameldowanych gości,

· wydruk listy meldunkowej

· informacje o ogólnej liczbie meldunków, zajętych i wolnych pokoi

· zameldowanie gościa

· wymeldowanie gościa

· przenoszenie gościa

· przydzielona cena za pokój/miejsce,

· wpłacona przedpłata,

· indywidualne diagramy żywienia

· podgląd konta obciążeń

· wystawianie rachunków za pobyt- faktura VAT, rachunek uproszczony, paragon fiskalny.

4. Księga rezerwacji

· lista rezerwacji,

· wydruk listy rezerwacji,

· dodawanie rezerwacji

· usuwanie rezerwacji

· realizacja (zameldowanie) rezerwacji

· przedpłata,

· potwierdzanie rezerwacji

· przenoszenie rezerwacji,

· indywidualne diagramy żywienia

5. Księga żywienia

· lista gości hotelowych – diagramy żywienia,

· lista rezerwacji – diagramy żywienia,

· lista osób dodatkowych – diagramy żywienia

· zbiorczy diagram żywienia

· wydruk raportu na zadany dzień

6. Księga obciążeń

· lista gości hotelowych z informacją o stanie obciążeń,

· lista obciążeń na koncie gościa

· dodawanie obciążenia,

· rozliczanie wybranego obciążenia lub wybranych obciążeń

· rozliczanie całego konta

· dodawanie konta dla firmy/grupy

· przenoszenie (transfer) obciążeń pomiędzy dowolnymi kontami

· podgląd należności na wszystkich kontach, obciążenia gościa, firmy, grupy, pokoju

7. Współpraca z dowolną centralą abonencką

· zestawienia i wydruki rozmów telefonicznych hotelowych i służbowych,

· automatyczne doliczanie kosztów wszystkich bądź wybranych rozmów do rachunku lub konta

· Blokowanie telefonów, „status room” (opcjonalnie)

8. Współpraca z drukarką fiskalną firm POSNET, EMAR DUO, OPTIMUS IC, ELZAB

· wystawianie paragonów fiskalnych

· raporty: zmiany, dobowy, okresowy

· funkcje kasowe: stan kasy, wpłata do kasy, wypłata z kasy

· współpraca z wyświetlaczem (opcja),

9. Rachunki

· wystawianie KP oraz KW,

· wystawianie rachunków - faktura VAT, rachunek, paragon fiskalny, faktura pro forma

· wystawianie faktur zaliczkowych

· wystawianie rachunków i faktur korygujących,

· doliczanie do rachunków opłat za usługi dodatkowe - np. opłata parkingowa, klimatyczna, koszty rozmów telefonicznych,

· rozliczanie wybranych obciążeń lub konta za pomocą paragonu fiskalnego, rachunku lub faktury VAT

· możliwość wystawiania niefiskalizowanych faktur/rachunków próbnych

10. Administracja Recepcji

· zmiana recepcjonisty,

· Logowanie do programu poprzez indywidualne hasło

· notatnik - uwagi o przebiegu zmiany, gościach itp.,

· wykaz rozmów telefonicznych - służbowych.

· Zakończenie/rozpoczęcie zmiany

11. Cennik

· ceny za pokoje i miejsca dla poszczególnych standardów

· cena za dodatkowe miejsce ( dostawkę)

· ceny sezonowe

12. Archiwum

· baza gości

· baza firm

· meldunki archiwalne

· rezerwacje

· wystawione faktury VAT/rachunki, korekty

· wystawione paragony fiskalne

· wystawione KP-KW

· zestawienie kart kredytowych.

13. Zestawienia

· zestawienie książki meldunkowej

· zestawienie książki rezerwacji

· zestawienie książki obciążeń

· zestawienie książki żywienia

· raport zmian recepcji

· raport czynności recepcjonisty

· zestawienie faktur i rachunków

· zestawienie paragonów fiskalnych

· zestawienie sprzedaży usług/towarów dla paragonów

· zestawienie sprzedaży usług/towarów dla faktur/rachunków

· raport kasowy

· raport kasowy dokumentami

· rejestr firm

· rejestr usług

· okresowe wykorzystanie obiektu (GUS)

· turyści zagraniczni (GUS)

· sprawozdanie danych dla programu KSSWD

14. Rezerwacje przez internet (strona www)

· okresowe wybieranie rezerwacji z serwera,

· przeglądanie listy rezerwacji internetowych,

· usuwanie rezerwacji internetowych,

· odmowa rezerwacji,

· automatyczna odpowiedź – potwierdzenie,

· dźwiękowa sygnalizacja nowych rezerwacji